LİLA KOZMETİK SANAYİ A.Ş.

6698 Sayılı Kanun Kapsamında Kişisel Verilerin İşlenmesi Hususunda

AYDINLATMA METNİ

Tanımlar

İşbu Aydınlatma Metni’nde geçen;

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verileri,

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”): 7 Nisan 2016 tarihinde Resmî Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,

Veri İşleyen: Veri Sorumlusu’nun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

Veri Sorumlusu: Kişisel Verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,

İlgili Kişi: Kişisel Verisi işlenen gerçek kişiyi, ifade eder.

LİLA Kozmetik Sanayi A.Ş. (“Lila Kozmetik” olarak ifade edilecektir) olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyeti göstermekteyiz. Bu bilinçle, Şirket olarak ürün ve hizmetlerimizden faydalanan kişiler dahil, Şirket ile ilişkili tüm ilgili kişilere ait her türlü kişisel verinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (KVKK olarak ifade edilecektir) uygun olarak işlenerek, muhafaza edilmesine büyük önem göstermekteyiz.

İşbu Aydınlatma Metni topladığımız Kişisel Verilerin neler olduğuna, bunları hangi amaçla kullandığımıza ve nasıl işlediğimize ilişkin bilgileri ihtiva eder.

1.    Veri Sorumlusunun Kimliği

Veri Sorumlusu

 

LİLA KOZMETİK SANAYİ A.Ş.

 

Adres

 

 

 

 

YAYTAŞ MAH. SEMT ORGANİZE SANAYİ 1. CADDE 23 YENİŞEHİR / DİYARBAKIR

Telefon Numarası

 

Telefon : 0412 345 01 15

Faks : 0412 345 01 44

 

E-Mail Adresi

 

kvkk@lilakozmetik.com

KEP Adresi

mehmetcansiz@lilakozmetik.hs06.kep.tr

Web Sitesi

Lilakozmetik.com

 

 

2.    İşlenen Kişisel Verileriniz

Tarafınızca Sağlanan Kişisel Veriler: Ad-soyad, telefon numarası, e-posta adresi, cinsiyet, doğum tarihi, doğum yeri, kimlik bilgileri, fatura, teslimat adresleri, internet sitemize ulaşmak için kullandığınız IP adresiniz, kredi/banka kartı numaranız ve son kullanma tarihi ile güvenlik numarası, sipariş alıcı bilgileri, ikamet ettiğiniz il ve ilçe, eğitim bilgileri, mesleki bilgiler gibi bazı kişisel bilgilere ihtiyaç duymaktayız.

Otomatik Yollarla Toplanan Kişisel Veriler: Otomatik arama makineleri, görüntü ve ses kaydı cihazları, Çerezler vasıtasıyla veya diğer vasıtalarla otomatik şekilde toplanan Kişisel Verilerinizdir.

Diğer Kaynaklardan Alınan Kişisel Veriler: Sosyal medya araçları, iş ortaklarımız, tedarikçilerimiz ve diğer üçüncü kişilerin, daha önce vermiş olduğunuz izninize dayalı olarak tarafımızla paylaştığı ad-soyad, telefon numarası, e-posta adresi, kimlik bilgileri, güncellenmiş hesap bilgileri, satın alma gibi Kişisel Verilerinizdir.

3.    Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel veriler; veri sahibinin açık rızasına istinaden veya Kanunlarda açıkça öngörülmesi, sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması, hukuki yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için zorunlu olması veyahut meşru menfaatin gerektirmesi sebebiyle işbu Aydınlatma Metni ile belirtilen amaçlar ve kapsam dışında kullanılmamak kaydıyla gerekli tüm bilgi güvenliği tedbirleri de alınarak çeşitli yöntemlerle, özellikle de şirket içi ağlarla, tamamen veya kısmen otomatik yöntemlerle, veri kayıt sisteminin parçası olarak yazılı veya elektronik ortamda toplanabilmekte, işlenebilmekte ve aktarılabilmekte olup yasal saklama süresince veya işleme amacının gerekli kıldığı süre boyunca saklanacak ve işleme amacının gerekli kıldığı sürenin sonunda anonimleştirilerek şirketimiz tarafından kullanılmaya devam edilecek yahut Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak şirket prosedürleri gereği imha edilecektir.

Veri sorumlusu tarafından Kanun gereğince kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak doğru ve gerektiğinde güncel olarak, belirli, açık ve meşru amaçlar doğrultusunda, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar işlenmesine özellikle dikkat edilmektedir ve bu amaçla gerekli denetimler yapılmaktadır. Ayrıca veri sorumlusu olarak, kişisel verilerinizin güvenliği konusunda azami hassasiyet göstermekte ve kişisel verilerinizin korunması amacıyla gerekli teknik, idari ve hukuki bütün tedbirleri almaktayız.

4.    Kişisel Verilerinizi İşleme Amaçlarımız

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak, aşağıda belirtilen amaçlarla işlenebilecektir:

·         İşin bir parçası olarak sizinle ve başkalarıyla iletişim kurmak,

·         Ticari ve operasyonel faaliyetlerimizi yürütmek ve devamını sağlamak,

·         Ürün ve hizmetlerimizin sağlanması;

·         Size hizmet şartlarımızdaki değişiklikler, elektronik hizmetlerimizdeki değişiklikler hakkında önemli bilgileri ve diğer idari bilgileri göndermek,

·         Kalite, eğitim ve güvenlik iyileştirmesi sağlamak (örneğin, iletişim numaralarımıza yapılan kaydedilen veya izlenen telefon görüşmeleri ile ilgili),

·         Şikâyetleri çözmek ve veri erişim veya düzeltme taleplerini işleme almak,

·         Altyapımızı ve ticari faaliyetlerimizi yönetmek ve denetim, finans ve muhasebe, faturalama ve tahsilatlar, bilgi işlem sistemleri, veriler ve internet sitesi barındırma, iş devamlılığı ve kayıtlar, belge ve baskı yönetimi ile bağlantılı olanlar da dahil olmak üzere, iç politika ve prosedürlere uymak,

·         Yasal hakları belirlemek ve bunları savunmak; faaliyetlerimizi veya iş ortaklarımızın faaliyetlerini, haklarımızı, gizliliğimizi, güvenliğimizi veya malımızı ve/veya sizin veya başkalarının bu sayılan varlıklarını korumak ve kullanılabilir çareleri uygulamak veya zararımızı sınırlandırmak,

·         Kampanya, promosyon, indirim, teklif, etkinlikler, çekilişler, yarışmalar ve fırsat faaliyetlerinin bilgilendirilmesi,

·         Kampanya, promosyon, indirim, teklif, etkinlikler, çekilişler, yarışmalar ve fırsat faaliyetlerinin yapılması ve sizlerin tüm bu imkanlardan faydalanabilmesi,

·         Lila Kozmetik tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin beğeni ve ihtiyaçlarınıza göre özelleştirilerek hizmetinize sunulabilmesi, bunlarla ilgili talep ve şikayetlerin takibi,

·         Memnuniyet anketleri de dahil olmak üzere, pazar araştırması ve analizi yürütmek,

·         Sosyal medya paylaşım fonksiyonunu kolaylaştırmak,

·         Size özel bilgiler ve reklamlar sunarak elektronik hizmetler ile ilgili deneyiminizi kişiselleştirmek,

·         Şirketimiz tarafından sizlere sunulan ürün ve hizmetlerin temin edilebilmesi, geliştirilmesi ve bunlardan faydalanabilmeniz için istatistiksel değerlendirmeler (verimlilik, yerindelik analizleri dahil) yapılması, pazar araştırmaları çalışmalarının yapılması,

·         Kullanıcı ilişkileri yönetimi, kullanıcı memnuniyeti anketleri faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yapılması ve bu kapsamda iletişim stratejileri geliştirilmesi,

·         Sizlerin ve kişisel verilerinizin hukuki, ticari ve teknik güvenliğinin temini için gerekli alt yapının oluşturulması, iş planları ve operasyonların oluşturulması,

·         İş ortakları ve tedarikçilerle performans değerlendirme süreçleri ve bu süreçlerin organize edilmesi, hukuki uyum süreci,

·         İnsan Kaynakları yönetimi amacının yerine getirilmesi nedeniyle özellikle;

Ø  Çalışanların izin onayı, bakiye izinlerin görüntülenmesi, izin düzenlemelerinin yapılması

Ø  Çalışanların işten çıkış işlemlerinin yapılması,

Ø  Bordro işlemlerinin yapılmasının sağlanması,

Ø  Çalışanlara maaş ödemelerinin yapılması,

Ø  Personel özlük dosyasının oluşturulması,

Ø  SGK bildirimleri, İŞKUR bildirimleri, karakol bildirimi ile teşvik ve yasal yükümlülük bilgilendirmesinin yapılması,

Ø  İş kazasının yasal bildirimlerinin yapılması,

Ø  İş sağlığı ve güvenliği işlemlerinin yapılması,

Ø  Mevzuat, ilgili düzenleyici kurumlar ve diğer otoritelerce öngörülen diğer bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uymak,

Ø  Mahkeme kararlarının yerine getirilmesi,

Ø  İşyeri güvenliğinin sağlanması,

Ø  Şirket merkezinin bulunduğu fabrikalar ve idari binalara yaya veya şirket araçları, kiralanan araçların takibi, çalışanın giriş çıkışının temin edilmesi,

·         Müşteri sözleşmelerinin ifasından doğan gereklilik nedeniyle özellikle;

Ø  Müşteri şikâyetlerinde müşterinin haklı/haksız ayrımının yapılması, müşteri memnuniyetinin arttırılması, müşteri ihtiyacının anlaşılması ve müşteri ile ilişkili süreçlerin iyileştirilmesinin sağlanması,

Ø  Müşteriye hizmet kalitesinin değerlendirilmesi ve çalışanlara eğitim verilmesi,

·         Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;

Ø  Şirket çalışanlarının satış performanslarının takibi ve raporlanması,

Ø  Çalışanlara masraf ödemelerinin yapılması,

Ø  Çalışanlarla iletişimin sağlanması,

Ø  Kendisine araç tahsis edilen veya kullandırılan çalışanın araba kullanmaya ehil olduğunun kanıtı için ehliyet bilgileri,

Ø  Çalışana araç tedarik edilmesi,

Ø  Kartvizit oluşturmak için çalışan bilgilerinin toplanması,

Ø  Çalışanların güvenliği ve işin yürütülmesi için Şirket aracı kullanımının takip edilmesi,

Ø  Servis ve seyahat organizasyonunun sağlanması,

Ø  Outlook(Hangi mail sağlayıcısından hizmet alınıyorsa)'a çalışan verilerinin girilerek çalışanın iş e-postasının oluşturulması,

Ø  Çalışanların işe giriş ve çıkışlarının kontrolünün sağlanması,

Ø  Çalışanların işe başvuru ve mülakatı süresince toplanan belgelerinin kayıt altına alınması,

Ø  Eğitim planlamasının yapılması, eğitimlerin raporlaması, eğitim sertifikalarının hazırlanması, gerçekleşen eğitimlere katılan çalışanların takip edilebilmesi, çalışanların aldıkları eğitimler sonucu gelişim süreçlerinin takip edilebilmesi,

Ø  Performans değerlendirmelerinin yapılması

Ø  Kalite kontrolün sağlanması,

Ø  Acil durumlarda ilgili kişilerle iletişim sağlanması,

Ø  Memnuniyet anketi analizi yapılması

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre kadar muhafaza edilecektir.

5.    İşlenen Kişisel Verileriniz Kimlere Hangi Amaçlarla Aktarılıyor

·         Toplanan kişisel verileriniz Şirketimiz ve Şirketimizle iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini,

·         Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması,

·         Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin sizlerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek sizlere önerilmesi,

·         Şirketimizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması ile şirketimizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini amaçlarıyla, İşlenen kişisel verileriniz; denetleyici ve düzenleyici makamlar, ilgili kamu kuruluşları, meslek kuruluşları ve benzeri kuruluşlar ile Türk Ticaret Kanunu, ilgili diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi veya kuruluşlara, hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu ve/veya özel hukuk tüzel kişilerine, dâhil ve iştiraki olduğumuz şirketlerimizle, ilgili yasal hükümler çerçevesinde doğrudan/dolaylı yurtiçi/yurtdışı iştiraklerimize, danışmanlarımıza, denetçilerimize ve/veya hizmet sağlayıcılarımıza Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir. Güvenliğiniz ve Şirketimizin yasalar karşısındaki yükümlülüklerini ifa etmesi amacıyla kişisel verileriniz, İş Kanunu, İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, Türk Ticaret Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kimlik Bildirme Kanunu ve fakat bununla sınırlı olmamak üzere sair mevzuat hükümleri izin verdiği ve gerektirdiği ölçüde ilgili kurum veya kuruluşlar; Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Maliye Bakanlığı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Türkiye İş Kurumu (İş-Kur), Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu gibi kamu tüzel kişileri ile paylaşılabilir.

·         Ayrıca kişisel verilerinizi;

Ø  İş sözleşmesinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesi, özellikle; Bordro işlemlerinin yürütülebilmesi ve ilgili verilerin güncellenmesi amacı ile Logo-Luca-Poldy yazılım sistemine işleyebiliyoruz. Bu veriler, uygulamanın kendi veri kayıt ortamında saklanmaktadır,

Ø  Kişisel Verilerinizi, Müşteri hizmetleri kapsamında kullandığımız ….. yazılım sistemine işleyebiliyoruz. Bu veriler, uygulamanın kendi veri kayıt ortamında saklanmaktadır,

Ø  Sağlık verilerinizi, tedavi ve sağlık kontrolü yapabilmesi için işyeri hekimimiz ile paylaşabiliyoruz,

Ø  Şirket veri saklama kapasitesini koruma amacıyla saklama süreleri boyunca saklanabilmesi için arşiv firmalarına aktarabiliriz,

Ø  Kişisel verileriniz, yurt dışı iş seyahatlerinde ve eğitimlerinde iletişim sağlanması, seyahat organizasyonunun sağlanması ve toplu e-posta gönderimlerinin yapılabilmesi için yurt dışındaki üçüncü kişilerle ve yurt dışındaki iştiraklerimiz ve müşterilerimiz ile paylaşılabiliriz.

6.    İlgili Kişi Olarak Haklarınız:

KVKK m.11 uyarınca İlgili Kişi sıfatıyla Lila Kozmetik Limited Şirketi’ne başvurarak;

·         a) Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

·         b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

·         c) Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

·         ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

·         d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

·         e) 7 nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

·         f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

·         g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

·         ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahipsiniz.

 

Kişisel Veri Sahibinin KVK Kanunu’nun 11. maddesinde sayılan hakları, Kişisel Veri Sahipleri olarak haklarınıza ilişkin taleplerinizi işbu Aydınlatma Metni’nde aşağıda düzenlenen yöntemlerle Şirketimize iletmeniz durumunda Şirketimiz talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde, Şirketimiz tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

 

6698 Sayılı KVKK’nın 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, yazılı olarak veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Şirketimize iletebilirsiniz. Bu çerçevede Şirketimize KVK Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında yapacağınız başvurularda yazılı olarak başvurunuzu ileteceğiniz kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır.

 

 

Hakların Kullanımı, Başvuru ve İletişim

·         6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kişisel veri sahiplerine, bu kanunun 11’inci maddesinde kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin birtakım taleplerde bulunma hakkı tanınmıştır. Bu kapsamda Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliği’ne göre Lila Kozmetik’e,  bu taleplere cevap verme yükümlülüğü getirmiştir.

·         KVK Kanunu’nun 13’üncü maddesinin birinci fıkrası uyarınca; veri sorumlusu olan şirketimize bu haklara ilişkin olarak yapılacak başvuruların yazılı olarak veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu (“Kurul”) tarafından belirlenen aşağıdaki yöntemlerle tarafımıza iletilmesi gerekmektedir.

 

Başvuru Yöntemi

Açıklama

 

 

Elden Şahsen Yapılan Başvuru

 

 

Elden başvurularda, kişinin başvurusu, kimlik teyidinin yapılması halinde kabul edilir. Başvuruyu alan Lila Kozmetik çalışanı, kimlik kontrolünü gerçekleştirdikten sonra, kimlik teyidinin yapıldığını form üzerinde belirtir. (Zarfın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır.)

E-İmza veya Mobil İmza veya KEP adresi ile Yapılan Başvuru

 

İlgili kişi tarafından Lila Kozmetik [kvkk@lilacosmetik.com.tr] e-posta adresine elektronik imzalı ve/veya mobil imza veya Lila Kozmetik [KEP Adresi] KEP adresi ile başvuru yapılır. Gönderilen başvuru formu üzerinde bulunan elektronik imza güvenli elektronik imza uygulaması ile dosyanın imzalı olup olmadığı kontrol edilir ve kimlik teyidinin ardından başvuru kabul edilir. Güvenli elektronik imza uygulaması ile imza doğrulanamıyor ise veya form mobil imza ile gönderildiyse, ilgili kişi yazılı kanallara yönlendirilir.

(E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.)

Noter Vasıtasıyla Gelen Başvuru

 

İlgili kişi tarafından noter vasıtasıyla Lila Kozmetik tescilli adresine iletilen başvurular, Lila Kozmetik Genel Müdürlük Müşteri İlişkileri Bölümü tarafından teslim alınır.

(Tebligat zarfına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır.)

 

 

Tarafımıza iletilmiş olan başvurularınız KVK Kanunu’nun 13’üncü maddesinin 2’inci fıkrası gereğince, talebin niteliğine göre talebinizin bizlere ulaştığı tarihten itibaren 30 gün içinde yanıtlandırılacaktır. Yanıtlarımız ilgili KVK Kanunu’nun 13’üncü maddesi hükmü gereğince yazılı veya elektronik ortamdan tarafınıza ulaştırılacaktır.

Başvuru formuna (web sitesi)adresinden ulaşabilirsiniz.